I dagens forretningsverden er elektronisk kommunikation afgørende for at holde kontakten med kunder, leverandører og medarbejdere. Mange virksomheder har dog ikke kontrol over deres elektroniske kommunikation.
Dette kan føre til en række problemer, herunder tab af vigtige e-mails, afsløring af fortrolige oplysninger og manglende evne til at kommunikere korrekt med kunder og partnere. Heldigvis er der er en række skridt, som virksomheder kan tage for at genvinde kontrollen over deres elektroniske kommunikation.
Genvind kontrollen over jeres elektroniske kommunikation med EDI
Det kan være, at du har hørt ordet en gang eller to? Eller måske har du slet ikke noget bekendtskab, hvor du undrer dig over, hvad er EDI?
EDI står for Electronic Data Interchange (elektronisk dataudveksling). EDI er ganske enkelt elektronisk kommunikation af forretningsdokumenter i et standardformat. EDI har eksisteret i mange år og er almindeligt anvendt inden for supply chain management.
EDI-tjenester giver mulighed for at udveksle forretningsdokumenter mellem to virksomheder elektronisk. Det er overførsel af data fra et computersystem til et andet i et standardiseret format.
EDI gør det muligt for virksomheder at udveksle oplysninger som f.eks.:
- Købsordrer
- Fakturaer
- Forsendelsesmeddelelser
Derfor bør din virksomhed bruge et EDI-system
EDI kan spare din virksomhed tid og penge ved at reducere behovet for papirdokumenter og manuel dataindtastning. EDI kan også forbedre nøjagtigheden af dine data og bidrage til at strømline dine forretningsprocesser.
For at kunne anvende EDI skal virksomhederne have kompatible software- og hardwaresystemer. EDI anvendes ofte sammen med andre teknologier til automatisering af forretninger, f.eks. ERP-systemer (enterprise resource planning) og SCM-systemer (supply chain management).
Hvilke EDI beskedformater findes der?
Der findes en række forskellige EDI-formater, som hver især har deres egne fordele og ulemper. De mest populære EDI-formater er EDIFACT og X12 på verdensplan. EDIFACT er den internationale standard for EDI, og den anvendes af virksomheder i bl.a. Europa. X12 er den amerikanske standard for EDI, og den anvendes af virksomheder i USA.
I Europa og særligt Danmark er følgende EDI beskedformater de mest anvendte eller almindelige forekommende:
- OIOXML
- OIOUBL
- EDIFACT
- Peppol (Den nyeste i flokken)
Både EDIFACT og X12 understøttes af en lang række softwareprogrammer. EDI-formater er dog ikke kompatible med alle softwareprogrammer, så det er vigtigt at vælge et EDI-format, der er kompatibelt med den software, der skal bruges til at udveksle EDI-dokumenter.
Sådan finder du den rigtige EDI udbyder
Det kan dog være en udfordring at finde den rigtige EDI-udbyder. Her er nogle tips til at hjælpe dig med at finde den EDI-udbyder, der passer bedst til dine behov:
- Definer dine krav
Før du begynder at lede efter en EDI-udbyder, er det vigtigt at have en klar idé om, hvad din virksomhed har brug for. Tænk på, hvilken type data du skal udveksle, mængden af data og hyppigheden af udvekslingen. Dette vil hjælpe dig med at finde frem til udbydere, der passer godt til din virksomhed.
- Overvej dit budget
EDI-tjenester kan variere meget i pris, så det er vigtigt at overveje dit budget, når du vælger en udbyder. Sørg for at indhente tilbud fra flere udbydere, så du kan sammenligne omkostningerne og finde en udbyder, der passer til dit budget.
- Vurder de funktioner
Som de forskellige udbydere tilbyder. Når du har indsnævret dine muligheder på baggrund af prisen, skal du tage dig tid til at evaluere de funktioner, som hver enkelt udbyder tilbyder. Nogle af de funktioner, du skal kigge efter, omfatter understøttelse af flere dokumenttyper, skalerbarhed og lign.
